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3. 目標と重要な指標に注目する

プロセスから学ぶことが会議の主要な目標でない限り、最終成果を得るために実践したプロセスを全て、全参加者に聞かせる必要はない。チームには達成したことを報告するよう指導しよう。失敗や問題、課題、成功に至るまでの努力は会議の内容に含めるべきではない。こうした点は説明に時間がかかるだけでなく、自分のことで手一杯な他のチームメンバーにとっては退屈なことだ。

チームには、達成事項やアイデア、今後の行動、解決策などをきちんと用意して会議に臨む重要性を示そう。たとえ大きなプレッシャーがかかっていたとしても会議は前向きなものにする。ネガティブな手法が役に立つことは絶対にない。

4. おおむね合意できるポイントに注力する

生産的な会議をするために大事なのは、議題のさまざまな側面において合意していることを確認することだ。会議は議論するためのものであるが、解決策やより良い方法を見つけるためのものではない。特定の問題について大きな意見の不一致がある場合、それを全員の前で議論し続けても意味はない。

衝突を生む議題は、スマートに1対1で解決する必要がある。問題については会議以外の場所で双方向のアプローチを取るか、今後の会議で扱おう。会議は先に進むためのものであり、停滞するためのものではない。

5. 全ての問題に対し実例を尋ねる

論点や、実践的で現実的な観点から脱線しないこと。参加者が問題を提起した場合は、具体的に考えることができ、参加者全員が理解できるような特定の例を尋ねる。人は自分の仕事に関係がないと思うと関心をなくすため、次の議題に移っても集中力を回復できなくなる可能性が非常に高い。

6. 事実に沿う

感情や個人的な状況は絶対に軽視すべきではないが、これらは一つ一つ議論し対処すべきものだ。

7. 明確な期限を設定する

生産的な会議では、達成すべき具体的な結果・成果が常に求められる。きちんと期限を定めることなしに、パフォーマンスと成果を測ることはできない。

8. 箇条書きで要約する

主要なメッセージは極めて明快にすべきだ。全ての生産的な会議の後には、議論した主要なポイントと次に取るべき数々の行動を全員が楽に、そして簡潔明瞭にまとめられるはずだ。

9. 無作為に選んだ人にフォローアップのメールを送付させる

こうすれば、メッセージがきちんと理解され、全員が大筋合意していることを確認できる。また、チームのメンバーには常に準備をすべきだと理解させることができる。自分がいつ要約を任せられるか分からないため、メンバーはきちんとこなしたいと思うはずだ。

翻訳・編集=出田静

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